Jak założyć firmę – zbiór najważniejszych informacji

Poniższy artykuł powstał z myślą o osobach, które zastanawiają się nad założeniem działalności gospodarczej i szukają odpowiedzi na pytanie: jak założyć firmę? Przedstawiamy zbiór najważniejszych informacji, które uzbroją Cię w wiedzę, niezbędną do podjęcia świadomych działań.

Zanim założysz firmę

Jak założyć firmęPrzed przystąpieniem do formalności związanych z założenie firmy, konieczne będzie zastanowienie się nad poniższymi zagadnieniami. Wymienione tematy są niezwykle istotne, dlatego warto poświęcić im dłuższą chwilę, zanim podejmiemy ostateczne decyzje o założeniu firmy. Stanowią podstawę, jaką musimy przepracować zanim zdecydujemy się otworzyć firmę.

1.    Nazwa firmy

Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie – nazwa firmy powinna być dobrze przemyślana. Idealnie, jeśli kojarzy się z profilem wykonywanej działalności i daje się łatwo zapamiętać. Nie ma specjalnych wymogów prawnych. Wyjątek stanowi jednoosobowa działalność gospodarcza – decydując się na taką formę prawną naszej firmy, musimy w jej nazwie zamieścić także swoje imię i nazwisko.

2.    PKD

To skrót oznaczający Polską Klasyfikację Działalności, której podlega każdy przedsiębiorca. Stanowi zbiór kodów przypisanych do każdego rodzaju działalności. Konieczne będzie dopasowanie właściwego symbolu do wybranego przez siebie charakteru działalności. Można wybrać dowolną liczbę kodów ale wymagany jest przynajmniej jeden. Oczywiście w razie potrzeby będziemy mogli dokonywać w tym zakresie zmian poprzez dodawanie nowych czy usuwanie nieaktualnych kodów (szczególnie jeśli zdecydujemy się na zmianę branży). Niezbędne informacje (wraz z pomocną wyszukiwarką) znajdziesz na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd.

3.    Forma opodatkowania

Forma opodatkowaniaW zależności od charakteru prowadzonego biznesu, będziemy musieli wybrać jedną z trzech istniejących form opodatkowania:

– od dochodu – podatek płacony jest od różnicy między uzyskanym przychodem, a kosztami jego uzyskania. Istnieje tu dodatkowy podział:

  • na zasadach ogólnych – obowiązują dwie stawki: 17% i 32%. Wybierając to rozwiązanie mamy także możliwość korzystania z różnego rodzaju ulg i odliczeń. Wymagane jest tu prowadzenie ksiąg rachunkowych bądź księgi przychodów i rozchodów, co może się wiązać z koniecznością wsparcia ze strony biura księgowego.
  • podatek liniowy – obowiązuje tu jedna stawka: 19%. Nie daje też możliwości korzystania z ulg i rozliczeń. Jest to więc dobre rozwiązanie dla osób, które spodziewają się wysokich dochodów.

– ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (dla wybranych działalności) – podatek płacony jest jedynie od przychodu. Obowiązuje tu kilka stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 12,5%, 17%, 20%. Można prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów (bez wykazywania kosztów) ale nie przysługują żadne ulgi ani odliczenia.

– karta podatkowa (dla wybranych działalności) – wartość przychodów i kosztów nie mają najmniejszego znaczenia. Podatek ustalany jest bowiem indywidualnie przez naczelnika Urzędu Skarbowego jako kwota ryczałtowa. Minusem tej formy opodatkowania jest konieczność uiszczania płatności także w okresie, w którym nie osiąga się zysków. Nie przysługują tu również żadne ulgi ani odliczenia.

To bardzo istotna decyzja – zależy od niej wysokość podatku, jaki będziemy musieli odprowadzać do Urzędu Skarbowego. Po określeniu branży naszej działalności warto też dobrze przemyśleć jej formę prawną. To także będzie miało wpływ na sposób, w jaki będziemy musieli rozliczać się z podatków.

4.    ZUS

Opłacanie składek ZUSNie ma wyjątku – każda osoba prowadząca swoją działalność musi odprowadzać składki ZUS. Jeżeli zakładasz firmę po raz pierwszy albo wznawiasz swoją działalność gospodarczą po dłuższym czasie nieobecności na rynku, możesz skorzystać z ulgi w opłacaniu składek ZUS. Oczywiście mimo przysługującej ulgi możemy dokonywać wpłat według ogólnie przyjętych stawek. Mamy wówczas szansę na wyższą emeryturę w przyszłości. Możemy także samodzielnie zdecydować czy chcemy opłacać dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (daje nam prawo do zasiłku macierzyńskiego oraz świadczeń na wypadek choroby).

Składki ZUS należy odprowadzać do 10. dnia każdego miesiąca.

Obowiązek płacenia składek dotyczy każdego przedsiębiorcy i to niezależnie od wysokości osiąganego przychodu czy wysokości dochodu. Oznacza to, że nawet jeśli w danym okresie nie uda nam się zarobić ani złotówki – i tak będziemy musieli zapłacić składki do ZUS.

5.    VAT

Dla części przedsiębiorców będzie to konieczne z racji przekroczenia określonego limitu rocznego przychodu bądź z racji charakteru wykonywanej działalności. Istnieje także katalog czynności zwolnionych z podatku VAT (np. usługi prawnicze czy jubilerskie) oraz usług, które mają obniżone stawki podatku. W pozostałych przypadkach nie ma takiego obowiązku (choć i tu spotkamy drobne wyjątki np. usługi doradztwa).

Aby zarejestrować się jako płatnik VAT, konieczna będzie wizyta w Urzędzie Skarbowym.

Status płatnika VAT wiąże się z koniecznością wystawiania faktur VAT za wykonywane przez siebie usługi/dokonaną sprzedaż, a także składania deklaracji VAT w urzędzie (w zależności od wybranej opcji: raz na miesiąc bądź raz na kwartał).

Dobrze spojrzeć na to zagadnienie także pod kątem oczekiwań ze strony naszych przyszłych kontrahentów. Wiele firm oczekuje bowiem, że otrzyma fakturę VAT, żeby zyskać szansę na wrzucenie rozliczeń w koszty prowadzonej przez siebie działalności.

6.    Koncesja i pozwolenia

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy także sprawdzić, czy biznes, na który się zdecydowaliśmy nie wymaga od nas zdobycia dodatkowych pozwoleń (przyznawane na podstawie warunków określonych w przepisach oraz za zgodą organów zezwalających wymienionych w odpowiednich ustawach) lub koncesji (udzielanej na 10-50 lat przez ministra odpowiedzialnego za dany dział gospodarki). Dotyczy to np. sprzedaży alkoholu czy prowadzenia kantoru. Będziemy musieli je zdobyć jeszcze przed założeniem firmy. Informacje na temat wymaganych zgód w zależności od rodzaju prowadzonej działalności znajdziesz także na stronie CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

7.    Sanepid

Musimy także postarać się o dodatkowe zezwolenie na prowadzenie biznesu, jeśli zdecydujemy się np. na prowadzenie zakładu fryzjerskiego bądź działalności gastronomicznej. Wszelkie informacje na temat wymagań oraz niezbędnych zezwoleń wydawanych przez Państwową Inspekcję Sanitarną uzyskamy w najbliższym Państwowym Wojewódzkim Inspektoracie Sanitarnym bądź Wojewódzkiej lub Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Dużo przydatnych informacji znajdziesz także na ich stronach www.

8.    BHP

Bezpieczeństwo i higiena pracyJeżeli już na starcie zakładasz, że prowadzenie  biznesu nie powiedzie się bez wsparcia ze strony zatrudnionych (dotyczy umowy o pracę) pracowników, musimy pamiętać także o wymogach BHP (Bezpieczeństwa i Higieny Pracy). Zostając pracodawcą zobowiązani jesteśmy do przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy.

9.    Kasa fiskalna

W zależności od branży w jakiej zdecydujemy się działać, oferowanych przez nas usług, a także określonych limitów sprzedaży, może okazać się, że będziemy także musieli zastosować w swoim biznesie kasy fiskalne. Wiąże się to oczywiście z koniecznością zakupu odpowiedniego sprzętu oraz przestrzeganiem określonych wymogów.

10.  Konto firmowe

Posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe. Wynika to m.in z wprowadzonego od listopada 2019 roku split-paymentu. Warto dokładnie przeanalizować oferty banków, aby wybrać najkorzystniejszą dla siebie ofertę.

Mamy nadzieję, że od teraz działania ukryte pod hasłem „jak założyć firmę” staną się już tylko czystą formalnością. Z dalszej części artykułu dowiesz m.in. jakie dokumenty należy złożyć w zależności od wybranej formy prawnej działalności, jak wypełnić jeden z najpopularniejszych wniosków (CEIDG), a także gdzie złożyć stosowne dokumenty – czyli wszystko co musisz wiedzieć, żeby zarejestrować swoją działalność.

Formy prawne działalności

Sposób zakładania firmy uzależniony jest od jej formy prawnej. Rozróżniamy:

  • jednoosobową działalność gospodarczą -> podlega rejestracji w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

Jednoosobowa działalność gospodarczaTo zdecydowanie najpopularniejsza forma prowadzenia własnego biznesu – najprostsza i najtańsza. Ceniona także za ulgi podatkowe oraz większe szanse na uzyskanie dofinansowania z Unii Europejskiej. Ma też poważną wadę – za długi firmy, odpowiadamy własnym (prywatnym) majątkiem.

  • spółkę cywilną -> podlega rejestracji w GUSie (Główny Urząd Statystyczny). To druga najpopularniejsza forma prowadzenia działalności. Zakładana jest na podstawie umowy między wspólnikami. Nie ma minimalnej kwoty kapitału założycielskiego, a wkład może zostać wniesiony w dowolnej formie (pieniądze, wiedza, usługi). Odpowiedzialność jest solidarna – długi spłacane są w pierwszej kolejności z łącznego majątku spółki, a następnie z prywatnych (po równo).
  • z o.o. -> podlega rejestracji w KRSie (Krajowy Rejestr Sądowy). Wspólnicy nie odpowiadają swoim majątkiem za ewentualne długi spółki. Niewątpliwą zaletą tej formy działalności jest przede wszystkim zwolnienie z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (ZUS).
  • spółki: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, akcyjna – podlegają rejestarcji w KRSie. Tworzone są zazwyczaj przez niewielką liczbę wspólników, którzy wnoszą do danej spółki własny kapitał. Spółkę partnerską zakłada się przy prowadzeniu działalności tzw. wolnych zawodów (np. tłumacze). Spółki komandytowa i komandytowo-akcyjna to formy, które pozwalają podzielić między wspólnikami odpowiedzialność za zobowiązania firmy. Spółka akcyjna jest najbardziej złożoną formą i wymaga zgromadzenia dużego kapitału.

Jak założyć firmę? Wymagane dokumenty

Aby zgłosić chęć prowadzenia firmy należy złożyć następujące dokumenty:

  • wniosek o rejestrację w CEIDG – składamy go niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Uzyskany na tej podstawie wpis przypisany jest bowiem do osoby, a nie formy działalności. Rejestracja w CEIDG jest darmowa,
  • PIT-16 – formularz, który będziemy musieli dołączyć do wniosku CEIDG w przypadku wyboru karty podatkowej jako formy opodatkowania.

Dokumenty niezbędne do założenia firmyJeśli zdecydujemy się na założeniefirmy w postaci spółki cywilnej, do powyższej listy konieczne będzie dołączenie także:

  • RG-OP – wniosek o wpis do rejestru,
  • RG-SC – załącznik, w którym wskazujemy wspólników,
  • umowy spółki cywilnej,
  • zaświadczenie o wpisie do CEIDG każdego ze wspólników.

Jeżeli forma prawna naszej działalności będzie tego wymagała, konieczne będzie zgłoszenie do ZUSu.

  • ZUS ZUA – to formularz dla osób, dla których wykonywana działalność jest jedynym źródłem dochodów. Wykorzystywany jest w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń ale także do zgłoszeń zmian danych osoby ubezpieczonej,
  • ZUS ZZA – to druk dla osób, które posiadają także zatrudnienie na umowę o pracę i nie chcą podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym, a jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • ZUS ZCZA – formularz do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego danych o członkach rodziny zamieszkujących pod tym samym adresem co ubezpieczony,
  • ZUS ZCNA – formularz zgłoszenia członków rodziny zamieszkujących pod innym adresem niż ubezpieczony (dot. ubezpieczenia zdrowotnego).

Na zgłoszenie do ubezpieczenia w ZUSie mamy 7 dni (choć najlepiej jest to zrobić równocześnie z wnioskiem CEIDG) od daty rozpoczęcia naszej działalności. Uzupełniane wcześniej we wniosku CEIDG dane były wyłącznie zgłoszeniem płatnika (na ich podstawie ZUS sporządzi za nas dokumenty niezbędne do zaewidencjonowania konta dla płatnika składek) – stąd konieczność złożenia oddzielnego druku.

Aby stać się płatnikiem VAT należy złożyć także:

  • VAT-R – będzie to od nas wymagało osobistej wizyty w Urzędzie Skarbowym. Na szczęście jest to jedyna uciążliwość – nie ponosimy bowiem żadnych dodatkowych kosztów. Wyjątek: gdyby ktoś potrzebował potwierdzenia takiej rejestracji, będzie musiał liczyć się z opłatą skarbową.

Firmy, które podlegają rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym będą musiały złożyć następujące formularze wraz z załącznikami:

  • KRS W1 – wniosek o rejestrację w rejestrze przedsiębiorców (m.in. dla spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej),
  • KRS WB – załącznik, w którym wskazujemy wspólników spółki,
  • KRS WK – załącznik, w którym wskazujemy wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki,
  • KRS WM – załącznik, w którym wskazujemy przedmiot działalności,
  • KRS WL – załącznik, w którym wskazujemy dane prokurenta (opcjonalnie – o ile został powołany),
  • wzór umowy,
  • listę wspólników,
  • dowód uiszczenia opłaty sądowej,
  • NIP-8 – składany po rejestracji spółki w KRSie w zakresie danych uzupełniających.

Jak wypełnić wniosek CEIDG?

Wypełnienie wniosku CEIDGWniosek CEIDG zawiera w swojej konstrukcji:

  • podanie o nadanie numeru NIP,
  • wniosek o formę opodatkowania,
  • wniosek o nadanie numeru REGON (dla przedsiębiorstw niebędących spółkami jawnymi),
  • informacje o numerze firmowego konta bankowego,
  • zgłoszenie do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) lub KRUS (Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego),
  • informacje dotyczące charakteru prowadzenia działalności (m.in. kody PKD, wskazanie głównego miejsca prowadzenia działalności z możliwością określenia adresów dodatkowych czy braku stałego miejsca, a także informacje na temat osoby, która będzie prowadziła dokumentację finansową firmy).

Ustrzegając przed najczęściej popełnianymi błędami: adres siedziby firmy, to nie to samo co adres wykonywania działalności. Oczywiście możemy prowadzić nasze działania w dowolnym miejscu. Musimy jednak pamiętać, że to na adres siedziby firmy kierowane będą wszystkie urzędowe pisma.

Jako adres siedziby naszej firmy możemy wskazać mieszkanie/lokal własny, a także wynajęty czy użyczony. Wystarczy, że posiadamy do niego tytuł prawny w postaci (odpowiednio) aktu własności, umowy najmu czy umowy użyczenia.

Aby poprawnie wypełnić wniosek CEIDG wystarczy uzupełnić wymagane informacje ujęte w każdej z wymienionych wyżej kategorii. W wersji online będzie nam najwygodniej – system nie pozwoli przejść dalej bez uzupełnienia wymaganych informacji. W wersji papierowej będziemy musieli być bardziej uważni.

Jak i gdzie złożyć dokumenty niezbędne do zarejestrowania swojej firmy?

Wniosek o rejestrację działalności gospodarczej możemy złożyć na cztery sposoby:

  • przez internet – wymaga posiadania Profilu Zaufanego ePUAP bądź bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Oczywiście rejestracja jest bezpłatna,
  • za pośrednictwem banku – wystarczy zalogować się do swojej bankowości elektronicznej i z tego poziomu wypełnić formularz rejestracji. Warto na początek upewnić się, że nasz bank posiada taką funkcjonalność (na pewno uda się to w przypadku mBanku, iPKO czy ING). Po udanej rejestracji będzie trzeba pamiętać aby samodzielnie wysłać zgłoszenie swojej firmy do ZUSu czy Urzędu Skarbowego w sprawie VATu (jeśli jesteś płatnikiem tego podatku),
  • pocztą tradycyjną – wypełniony wniosek CEIDG możemy wysłać na adres urzędu miasta lub gminy. W tym przypadku wymagane będzie także notarialne poświadczenie podpisu,
  • osobiście – z wypełnionym wnioskiem możemy także stawić się osobiście w Urzędzie Miasta lub gminy. Po złożeniu formularza otrzymamy potwierdzenie dokonania wpisu do CEIDG. Podobnie z numerem REGON (ewentualnie otrzymamy powiadomienie mailem – zależy to od sposobu działania danego Urzędu). Na numer NIP będziemy musieli poczekać nieco dłużej (około 3 dni + czas na dostarczenie informacji pocztą).

Wniosek o rejestrację spółki cywilnej składamy we właściwym dla siedziby spółki Urzędzie Statystycznym.

Wniosek o rejestrację spółek osobowych składamy do Sądu Rejonowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Jak długo czeka się na rejestrację firmy?

Ile trzeba czekać na rejestrację firmyStosowny wpis dokonywany jest nie później niż następnego dnia roboczego liczonego od momentu przekazania poprawnie wypełnionego wniosku. Możemy podjąć działalność już w dniu złożenia wniosku, o ile zaznaczyliśmy ten dzień jako data rozpoczęcia działalności. Z całą pewnością możemy mówić o sobie jako przedsiębiorcy (możemy wystawiać faktury i rozliczać koszty firmowe), jeśli:

  • posiadamy wpis w CEIDG,
  • mamy numer NIP,
  • posiadamy zgłoszenie w ZUSie,
  • złożyliśmy VAT-R (w razie takiej konieczności bądź chęci),
  • z chwilą wpisania do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku firm podlegającym rejestracji w KRSie) lub Rejestru Głównego Urzędu Statystycznego (w przypadku firm podlegającym rejestracji w GUSie).

Ile kosztuje prowadzenie własnej firmy?

Za rejestrację naszej firmy nie zapłacimy ani grosza, jeśli zdecydujemy się na rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej. Spółki osobowe i kapitałowe wymagają już pewnych nakładów (m.in. opłata za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, opłaty sądowe, notariusz czy ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Musimy także liczyć się z koniecznością zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (podstawę do obliczania takiego podatku stanowi wartość wkładów wniesionych do majątku spółki lub kapitału zakładowego).

Ile kosztuje prowadzenie firmyMusimy także mieć na uwadze konieczność odprowadzania składek ZUS i opłacania podatków. Wysokość kwoty przekazywanej do ZUSu zależy od możliwości skorzystania ze zniżek oraz wybranych składek, które zdecydowaliśmy się/zmuszeni jesteśmy opłacać (np. dobrowolne składki na ubezpieczenie chorobowe bądź zwolnienie z opłacania składek <poza zdrowotną> w przypadku równoległego zatrudnienia na pełen etat).

Pozostałe koszty mogą być związane z koniecznością uzyskania dodatkowych pozwoleń lub koncesji.

Inne mogą zależeć od rodzaju prowadzonej działalności i konieczności ponoszenia opłat np. za wynajem biura, zakup sprzętu czy posiadania kasy fiskalnej.

Dodatkowym kosztem jest także księgowość. Niezależnie od tego czy zlecimy prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe czy skorzystamy z programu do jej samodzielnego prowadzenia, musimy się liczyć z koniecznością zapłaty za tę usługę.

Niskie ale także obowiązujące koszty to prowadzenie rachunku firmowego. Dobrze jest więc dokładnie zapoznać się z ofertami banków – możemy bowiem znaleźć także takie, które przy minimalnym wysiłku z naszej strony pozwolą nam tych kosztów uniknąć.

Jak widać nie da się jednoznacznie powiedzieć ile wynoszą koszty prowadzonej działalności. Jest to kwestia indywidualna dlatego tak bardzo istotne jest aby przed założeniem firmy dokładne zapoznać się z przedstawionymi w niniejszym artykule zagadnieniami.

Okazuje się, że odpowiedź na pytanie „Jak założyć firmę” kryje za sobą ogrom wiedzy, jaką musimy zdobyć, żeby mądrze zarządzać swoją firmą. Warto więc dobrze zastanowić się nad pomysłem i wizją swojego biznesu, a następnie dokładnie przeanalizować wszystkie opcje i możliwości. Przy zakładaniu firmy pośpiech nie jest wskazany.