FinanseFirma

Konto firmowe

0
WP Data Tables

Jak znaleźć najlepsze konto dla firmy?

Obowiązujące przepisy wprost nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku posiadania konta firmowego. W praktyce ten rachunek okazuje się jednak konieczny. Wynika to między innymi z faktu, że „pomieszanie” firmowych i prywatnych wpływów oraz wydatków jest kłopotliwe dla fiskusa podczas kontroli. Taka sytuacja utrudnia również pracę księgowemu, który obsługuje małą firmę. Warto też pamiętać, że obecnie przedsiębiorca powinien posiadać możliwie najlepsze konto firmowe, które daje mu dostęp do takich typowo biznesowych funkcjonalności, jak na przykład podzielona płatność i generowanie kontrolnych plików JPK WB. W ramach naszego artykułu, prezentujemy również inne powody, które sprawiają, że przedsiębiorca powinien posiadać osobne konto firmowe. Warto także zadać sobie pytanie, jakimi cechami muszą charakteryzować się najlepsze konta firmowe. Odpowiadamy na tak zadane pytanie.   

Najlepsze konto firmowe oznacza nie tylko korzyści dla firmy

Najlepsze konto firmowePrzedsiębiorca zastanawiający się nad tym, jakie jest najlepsze konto firmowe, powinien pamiętać, że posiadanie takiego rachunku może go uchronić przed licznymi problemami. Obecnie mamy bowiem do czynienia z fikcją prawną, czyli sytuacją, w której konto firmowe jest wprawdzie nieobowiązkowe, ale pewne szczegółowe przepisy i zasady stosowane przez fiskusa praktycznie wymuszają jego posiadanie. Każdy przedsiębiorca zakładający nową firmę, prawdopodobnie usłyszy od swojego księgowego, że powinien otworzyć rachunek firmowy i podać informacje na jego temat między innymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). 

W praktyce każdy rachunek firmowy (nie tylko najlepsze konto firmowe) chroni przedsiębiorców przed następującymi kłopotami: 

  • Korzystanie z konta prywatnego do potrzeb firmowych powoduje, że podczas kontroli finansów jednoosobowej działalności fiskus ma łatwy dostęp również do informacji prywatnych. To raczej niekomfortowa sytuacja. Podatnicy zwykle nie chcą ujawniać urzędowi skarbowemu większej ilości danych, niż jest to koniecznie potrzebne.   
  • Pomieszanie transakcji prywatnych oraz firmowych powoduje możliwe pomyłki podczas rozliczeń podatkowych i utrudnia pracę księgowego. Niektóre biura rachunkowe mogą po prostu odmówić świadczenia usług jeśli przedsiębiorca nie posiada osobnego konta firmowego i osobnej karty debetowej, którą są opłacane zakupy dla firmy. 
  • Mikrofirma naraża się na sankcje związane z niewykorzystywaniem podzielonej płatności oraz niegenerowaniem plików JPK. Funkcje z tym związane nie są dostępne w ramach prywatnych kont osobistych. W taki sposób banki zmuszają klientów do założenia osobnych rachunków firmowych. 
  • Kontrahenci mogą odmawiać współpracy z przedsiębiorcą, który nie posiada rachunku dla firmy wymienionego na tzw. białej liście podatników VAT. Wspomniana biała lista uwzględnia jedynie rachunki firmowe. 
  • Prawdopodobnie pojawią się straty podatkowe związane z niemożliwością zaliczenia opłat i prowizji pobranych na koncie prywatnym do kosztów działalności gospodarczej. 
  • Dość często rodzą się wątpliwości dotyczące sposobu rozliczania odsetek i różnic kursowych na prywatnym koncie (od środków otrzymanych w związku z działalnością gospodarczą). Chodzi między innymi o kłopotliwą identyfikację transakcji firmowych oraz prywatnych.  
  • Mogą pojawić się problemy podczas egzekucji komorniczej związane z faktem, że firmowego konta nie dotyczy limit kwoty wolnej od zajęcia. Czasem zdarza się, że komornik traktuje konto „prywatno-firmowe” przedsiębiorcy jako rachunek stricte firmowy i zajmuje na nim wszystkie pieniądze. 
  • Niektóre banki zabraniają wykorzystywania kont prywatnych na potrzeby firmowe i grożą wypowiedzeniem umowy w razie nieprzestrzegania tej zasady. 
  • Zdarza się, że urząd skarbowy próbuje wymusić na podatniku posiadanie konta firmowego. Brak konta firmowego może też skutkować negatywnym nastawieniem osób prowadzących kontrolę podatkową. 

Tak jak już wspomnieliśmy, nie tylko najlepsze konto bankowe dla firm spełnia wymagania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i chroni przed podatkowo-prawnymi komplikacjami. Mimo tego, warto dobrze przejrzeć ofertę rynkową banków i wybrać najlepsze konto dla firmy. Taki rachunek zapewni niższe albo nawet zerowe koszty obsługi i dodatkowo może wygenerować korzyści finansowe dzięki premiom pieniężnym oraz darmowym usługom. 

Jakie korzyści zapewniają najlepsze konta firmowe?

Korzyści kont firmowychUstalenie, jaki jest najlepszy rachunek firmowy z punktu widzenia naszych potrzeb nie zawsze bywa łatwe. Mimo tego, analiza oferty banków się opłaca. Najlepsze konta firmowe zapewniają bowiem kilka istotnych korzyści. Chodzi o następujące kwestie: 

  • Zwolnienie z comiesięcznych opłat za prowadzenie rachunku i/lub obsługę karty debetowej. Takie zwolnienie może być zależne np. od sumy wpływów na konto, liczby wykonanych transakcji bezgotówkowych lub zlecenia przelewu do ZUS-u/urzędu skarbowego. Czasem zdarzają się nawet najlepsze rachunki firmowe za 0 zł, czyli konta, których posiadacze są bezwarunkowo zwolnieni z comiesięcznych opłat. Banki oferujące najlepsze konta firmowe, czasem proponują również nowym firmom darmowe prowadzenie rachunku przez jakiś czas. 
  • Funkcjonalny system bankowości internetowej oraz dobrą aplikację mobilną z obsługą nowoczesnych technologii płatniczych. Dzięki dobrej aplikacji mobilnej, smartfon może zmienić się w przenośne centrum zarządzania finansami firmy. Z kolei dobra bankowość internetowa w połączeniu z pakietem księgowym, czasem wyklucza nawet konieczność opłacania usług księgowego. Najlepsze konta bankowe dla firm zapewniają podstawowe pakiety usług księgowych w ramach bezpłatnego gratisu. 
  • Darmowe przelewy krajowe w systemie ELIXIR zlecane przez Internet. Niestety standardowe przelewy zewnętrzne przez Internet bywają czasem odpłatne jeśli przedsiębiorca przekroczy limit dotyczący ich liczby w miesiącu. Najlepsze konto firmowe na pewno nie powinno przewidywać podobnego ograniczenia. 
  • Niska opłata za przelewy natychmiastowe albo nawet zwolnienie z opłat za takie przelewy realizowane online (np. 0 zł za pierwsze pięć przelewów natychmiastowych online w miesiącu). Przelewy natychmiastowe okazują się bardzo przydatne na przykład wtedy, gdy zaraz przed terminem płatności podatku lub składki ZUS przypomnimy sobie o zobowiązaniu. Podobna sytuacja dotyczy też pilnych płatności dla kontrahentów, które dzięki przelewom natychmiastowym mogą zostać zaksięgowane nawet w weekend. Najlepsze konto dla firmy na pewno powinno zapewniać możliwość wykonywania przelewów natychmiastowych z aplikacji mobilnej. 
  • Dobre warunki dzierżawy terminalu płatniczego. W przypadku praktycznie wszystkich biznesów, możliwość płacenia kartą stała się już standardem. Dotyczy to takich branż jak np. handel, gastronomia oraz drobne usługi (m.in. fryzjerskie i kosmetyczne). Przedsiębiorca nieposiadający terminalu płatniczego, niestety może nawet z tego powodu stracić część klientów. Właśnie dlatego najlepsze konta firmowe zapewniają możliwość korzystania z nowoczesnego terminalu płatniczego, który jest dostępny w kilku wariantach (przykłady: terminal mobilny, terminal stacjonarny, terminal przenośny oraz kasoterminal). Najlepsze konto firmowe powinno gwarantować zarówno niską miesięczną opłatę za dzierżawę terminalu lub wykupienie go na własność, jak i niewielką procentową prowizję naliczaną za przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Taki najlepszy rachunek firmowy powinien też dawać przedsiębiorcy możliwość wyboru kilku okresów trwania umowy o terminal.   
  • Wpłaty gotówki na kontoNiskie koszty przekazywania wpłat gotówkowych na konto. Pomimo popularyzacji płatności „kartowych”, spora część obrotu handlowego nadal jest realizowana przy pomocy gotówki. Dlatego najlepsze konta bankowe dla firm powinny zapewniać dobre warunki wpłacania środków przy pomocy wpłatomatów lub bankomatów z funkcją wpłat gotówki. Ważna jest też rozbudowana sieć takich urządzeń. Najlepsze konta bankowe dla firm mogą gwarantować darmowe wpłaty również w urządzeniach nienależących do sieci danego banku. 
  • Najlepsze konto firmowe nie może także obyć się bez możliwości taniego albo nawet darmowego zlecania przelewów SEPA przez Internet. Mowa o przelewach europejskich, które stanowią częściową alternatywę dla znacznie droższych przelewów SWIFT. Niedrogie przelewy europejskie można realizować tylko w euro i na terenie krajów Unii Europejskiej oraz EFTA. Atutem operacji SEPA jest to, że pieniądze trafiają na konto odbiorcy już następnego dnia roboczego (pod warunkiem zlecenia przelewu przed graniczną godziną). Możliwość wykonywania tanich przelewów SEPA przez Internet przyda się również firmom, które nie planują międzynarodowej działalności.  
  • Niskie koszty korzystania z krajowych bankomatów. Niektórzy przedsiębiorcy nadal potrzebują gotówki do rozliczeń z kontrahentami. Z punktu widzenia takich klientów banku, najlepsze konta dla firm powinny cechować się niskimi albo nawet zerowymi kosztami wypłacania gotówki poza siecią bankomatową danego banku. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której wybrany bank posiada bardzo dużo własnych i darmowych bankomatów albo podpisał umowę z konkurentami/sieciami bankomatowymi, która pozwala na wykorzystywanie ich urządzeń bez prowizji. Przedsiębiorcy, którzy dużo podróżują, na pewno powinni sprawdzić koszty wypłat z zagranicznych bankomatów. Chodzi o stałą opłatę za pobieranie gotówki (np. 2 euro) i ewentualną prowizję za przewalutowanie.  
  • Różnego rodzaju premie i promocje. Tutaj pomysłowość banków bywa naprawdę duża. Wspomniane instytucje oferują na przykład zwrot za firmowe płatności kartą debetową lub premie za comiesięczną aktywność na koncie. Jako bonus trzeba potraktować również zwolnienie z niektórych opłat (np. za wypłaty ze wszystkich krajowych bankomatów). Same bonusy i premie nie decydują o tym, czy dany rachunek może być traktowany jako najlepsze konto dla firmy. Tym niemniej, stanowią one urozmaicenie oferty konta, która w większości przypadków i tak jest dobra. Premie, bonusy oraz dodatkowe korzyści zwykle znajdziemy w kontach firmowych z największych banków. 

Najlepsze konto firmowe to rachunek, który odpowiada indywidualnym potrzebom danej firmy. Właśnie dlatego wspomniane konto nie musi koniecznie posiadać wszystkich wymienionych powyżej cech. Przykładowo freelancer świadczący usługi tylko na rzecz innych przedsiębiorstw nie potrzebuje terminalu płatniczego. Tym niemniej, warto brać pod uwagę również rozwój firmy i przyszłe potrzeby. Konto firmowe oczywiście zawsze można zmienić. Bywa to jednak dość uciążliwe i wymaga np. wyeksportowania historii rachunku dla potrzeb podatkowych, zmiany wpisu w CEIDG oraz powiadomienia kontrahentów. Jeżeli wybierzemy najlepsze konto firmowe, to prawdopodobieństwo takiej dość uciążliwej przeprowadzki do innego banku będzie mniejsze. Pozytywną wiadomością jest to, że grupa banków oferujących najlepsze rachunki firmowe (dla małych firm) raczej nie ulega dużym zmianom. 

Niektórzy przedsiębiorcy mają większe wymagania wobec konta

Wymagania wobec konta firmowegoTak jak już wspomnieliśmy, określenie „najlepsze konto dla firmy” nie dotyczy jednego rachunku z rynkowej oferty albo nawet kilku takich kont. Każdy przedsiębiorca musi bowiem wybrać najlepsze konto firmowe z uwzględnieniem swoich potrzeb. Czasem są to bardziej nietypowe potrzeby niż te wymienione powyżej. Dlatego teraz zaprezentujemy przykłady funkcjonalności kont firmowych, które wprawdzie są mniej popularne, ale mimo tego bardzo potrzebne niektórym przedsiębiorcom. 

Wyżej wspomnieliśmy już o możliwości taniego wykonywania przelewów europejskich (SEPA). Takie przelewy okazjonalnie przydadzą się również firmom nie działającym aktywnie za granicą. Przedsiębiorcy importujący towary spoza UE/EFTA lub eksportujący produkty do krajów innych niż unijne, powinni natomiast zwrócić uwagę na większą liczbę dodatkowych usług. Przykładem są firmy, które sprowadzają produkty z Chin w celu ich odsprzedaży na polskich serwisach aukcyjnych. Tacy przedsiębiorcy muszą znaleźć najlepsze konto firmowe, które zapewni im możliwość względnie taniego wykonywania przelewów walutowych typu SWIFT przez Internet. Alternatywą jest korzystanie z pozabankowych operatorów płatniczych. Bywa to jednak dość kłopotliwe, ponieważ środki przeznaczone do zapłacenia kontrahentowi trzeba najpierw przelać firmie oferującej niedrogie przelewy międzynarodowe. Właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw wciąż wybiera najlepsze konta firmowe do wysyłania przelewów poza obszar UE/EFTA. Chodzi zarówno o standardowe przelewy SWIFT, jak i przyspieszone opcje przelewania pieniędzy (Tomnext oraz Overnight).  

Z kwestią przelewów zagranicznych, które będą wykonywane często przez przedsiębiorcę, wiąże się również temat wymiany walut. Warto wiedzieć, że najlepsze rachunki firmowe już od pewnego czasu są powiązane z funkcjonalnością kantoru online, za którą co miesiąc nie trzeba płacić stałej kwoty. W ten sposób banki postanowiły odpowiedzieć na coraz większą konkurencję ze strony pozabankowych e-kantorów i platform wymiany walut. Przedsiębiorca, który chce założyć najlepsze konto dla firmy i wie, że będzie wykonywał lub otrzymywał sporo przelewów zagranicznych (SEPA i/lub SWIFT), na pewno powinien sprawdzić, jakie kursy w swoim kantorze internetowym dla firm proponuje dany bank. Warto również wziąć pod uwagę ewentualną prowizję za wymianę walut. 

Temat warunków wymiany walut jest mniej ważny tylko wtedy, gdy najlepsze konto firmowe ma służyć do wykonywania sporadycznych płatności zagranicznych. Z kwestią płatności w walutach obcych, nierozerwalnie związany jest też temat kont pomocniczych. Najlepsze konto dla firmy płacącej lub otrzymującej sporo środków w walutach obcych, powinno zapewniać darmowe albo tanie prowadzenie kilku subkont walutowych i bezpłatne przesyłanie środków na nie. Jeżeli przedsiębiorca potrzebuje subkont w mniej typowych walutach (np. koronie norweskiej i koronie szwedzkiej), to liczba dostępnych propozycji banków niestety się zmniejszy. Najlepsze konta firmowe zapewniają możliwość prowadzenia rachunków pomocniczych w kilkunastu walutach, a nie tylko czterech najpopularniejszych (euro, dolar amerykański, jen oraz funt szterling). 

W ramach swoich specyficznych potrzeb, niektórzy przedsiębiorcy chcą również założyć najlepsze konto firmowe, które posiada kartę debetową rozliczaną w jakiejś walucie obcej. Nowocześniejszym wariantem jest karta wielowalutowa pozwalająca na rozliczanie transakcji bezgotówkowych w kilku walutach (np. euro, złotym oraz funcie brytyjskim) bez kosztów przewalutowania. Dzięki takiej nowoczesnej karcie, potrzebne środki są pobierane z odpowiedniego rachunku pomocniczego. Przykład stanowi płatność za usługi hotelowe podczas podróży firmowej do Niemiec. W przypadku takiej płatności dokonanej poprzez terminal, środki zostaną automatycznie pobrane z subkonta gromadzącego euro. W ten sposób przedsiębiorca uniknie kosztów związanych z bankowym kursem przeliczenia waluty (EUR/PLN) zawierającym marżę banku, a także nie zapłaci ewentualnej prowizji za przewalutowanie. Identyczne oszczędności wiążą się z wykorzystaniem karty wielowalutowej podczas pobierania środków z zagranicznych bankomatów. 

Dla części przedsiębiorców, najlepsze konto dla firmy będzie również takim rachunkiem, który zapewnia dostęp do dobrej księgowości online. Mikrofirmom, które tak czy inaczej korzystałyby z usług biura rachunkowego, wystarczy jedynie przydatna możliwość wystawiania faktur z poziomu bankowości internetowej. Warto jednak wiedzieć, że banki czasem oferują firmom również inne rozwiązania. Przykładem jest system pozwalający samodzielnie prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów w formie cyfrowej. W takim przypadku, przedsiębiorca często może liczyć na pomoc profesjonalnego księgowego. 

Bardziej zaawansowane rozwiązanie polega na tym, że przedsiębiorca tylko eksportuje dokumenty księgowe do systemu bankowości internetowej, a rozliczeniem podatkowym zajmuje się profesjonalny księgowy. Taki wariant jest oczywiście najdroższy, więc przed jego wyborem warto sprawdzić, czy korzystanie z usług biura rachunkowego na normalnych warunkach nie byłoby jednak tańsze. Natomiast za samo fakturowanie z poziomu bankowości internetowej zwykle nic nie zapłacimy. Takie zwolnienie z kosztów podstawowej księgowości online zapewniają najlepsze konta firmowe. Te najlepsze konta dla firm czasem cechują się też okresowymi promocjami na usługi księgowe.  

Z najlepszym kontem firmowym bywa powiązany kredyt i faktoring

Konto firmowe - kredyt i faktoringCiekawą funkcjonalnością dla osób, które chcą założyć najlepszy rachunek firmowy może być także powiązany z tym rachunkiem faktoring. Najlepsze konta dla firm dość często zapewniają taką dodatkową usługę, która oczywiście jest dobrowolna. Z pewnością powinna ona zainteresować przedsiębiorców, którzy mają problemy z egzekwowaniem płatności za faktury lub działają w branżach, gdzie normą są długie terminy płatności. Obydwie te sytuacje mogą skutkować ograniczeniem tzw. kapitału obrotowego i spadkiem płynności finansowej firmy. Przedsiębiorca czekający na zapłatę np. aż 45 dni, sam może mieć problemy z zapłaceniem swoich faktur kosztowych. W takiej sytuacji rozwiązaniem bywa nie tylko kredyt obrotowy, który także jest często powiązany z kontem firmowym. 

Płynność zapewnia również wspomniany wcześniej faktoring, który można w skrócie nazwać sprzedawaniem faktur. Obecnie najlepsze konto bankowe dla firm często umożliwia aktywowanie faktoringu z poziomu bankowości internetowej lub mobilnej. Przed wyborem takiej opcji, warto jednak sprawdzić, jakie są jej warunki. Trzeba również pamiętać, że bank lub współpracujący z nim faktor od razu nie wypłaci całej kwoty wynikającej z faktury sprzedażowej. Przedsiębiorca najpierw otrzyma np. 80% – 90% płatności, a na dodatkowe pieniądze będzie mógł liczyć po opłaceniu faktury przez kontrahenta. Warto też pamiętać, że faktor (firma faktoringowa) pobiera wynagrodzenie za swoje usługi. Trzeba również znać różnicę pomiędzy faktoringiem pełnym i niepełnym. Tylko ten pierwszy wariant zapewnia przedsiębiorcy całkowite zabezpieczenie przed niewypłacalnością kontrahenta. 

Wcześniej wspomnieliśmy o kredycie obrotowym, który bywa powiązany z kontem dla firmy. Najlepsze konto firmowe powinno posiadać dobrą ofertę takiego kredytu. Chodzi zarówno o niskie oprocentowanie pożyczonych środków, jak i dobre warunki odnowienia limitu kredytowego na kolejny rok. Takie odnowienie zwykle wiąże się bowiem z kilkuprocentową prowizją naliczaną od sumy udostępnianych środków. Trzeba także sprawdzić, czy bank nie nalicza dodatkowych kosztów przy kredycie obrotowym takich jak na przykład prowizja za utrzymanie środków w gotowości. 

Najlepsze konta firmowe cechują się możliwością skorzystania z kredytu obrotowego lub faktoringu nawet przez firmy nieposiadające długiego stażu rynkowego. W przypadku takich przedsiębiorstw, maksymalna wysokość dostępnego limitu finansowania będzie oczywiście odpowiednio niższa. Podobna sytuacja dotyczy również debetu w koncie firmowym. To prostsze rozwiązanie niż kredyt obrotowy, które cechuje się jednak krótkim okresem spłaty. Przedsiębiorca będzie musiał spłacić zadłużenie wynikające z debetu nawet w ciągu 30 dni. W przypadku kredytu obrotowego, nie ma takiego restrykcyjnego wymogu. Co więcej, odnawialny limit kredytowy często można przedłużyć na kolejny rok bez jego pełnej spłaty. Firmowa karta kredytowa to inny sposób na długoterminowe finansowanie potrzeb przedsiębiorcy. Taki „plastik” nie jest jednak powiązany z kontem firmowym.  

O czym jeszcze pamiętać wybierając najlepsze konto firmowe?

Wybór najlepszego konta firmowegoW ramach podsumowania, chcielibyśmy jeszcze zwrócić uwagę na dwie kwestie, które są ważne dla przedsiębiorców analizujących najlepsze konta firmowe. Takie osoby dość często najpierw biorą pod uwagę rachunki firmowe oferowane przez bank, który aktualnie prowadzi również ich konto prywatne. Jeżeli takie rachunki rzeczywiście są atrakcyjne, to posiadanie dwóch kont w jednym banku (firmowego i prywatnego) na pewno będzie stanowiło dodatkowy atut. Opisywana sytuacja przyspieszy bowiem transfer środków pomiędzy kontem firmowym i prywatnym. Może się to okazać przydatne na przykład wtedy, gdy trzeba szybko „pożyczyć” pieniądze z rachunku prywatnego i przelać je na konto firmowe w celu zapłacenia składek ZUS lub pilnej faktury. Najlepsze rachunki firmowe cechują się oczywiście brakiem opłat za przelewy wewnętrzne, czyli operacje realizowane w obrębie jednego banku.

Z punktu widzenia niektórych przedsiębiorców, najlepsze konto bankowe dla firm to również taki rachunek, który zapewnia dobre warunki oszczędzania na powiązanych depozytach. Mogą być one lepsze niż w przypadku oferty prywatnych depozytów (kont i lokat). Warto jednak pamiętać, że odsetki uzyskane na firmowej lokacie lub firmowym koncie oszczędnościowym nie są automatycznie opodatkowane podatkiem Belki. Zyski odsetkowe z takich firmowych depozytów trzeba będzie rozliczać w ramach działalności gospodarczej.  

Oceń post

Brak postów do wyświetlenia